Lyngdal BY sitt formål er å fremme handel, reiseliv og næringslivets interesser i Lyngdal. Foreningen skal være en bidragsyter til å produktutvikle og markedsføre hele kommunen. Foreningen har ikke erverv til formål.
Alle som driver forretnings- eller annen næringsvirksomhet i Lyngdal kan bli medlemmer. Styret godkjenner medlemskap. Assosiert medlemskap kan gis til offentlige institusjoner/forvaltningsbedrifter som ikke innfrir kriterier for medlemskap nevnt over. Assosierte medlemmer har rettigheter som vanlige medlemmer med unntak av stemmerett på generalforsamlinger.
Styret velges hvert år av Generalforsamlingen. Styret skal bestå av styreleder og 6-8 styremedlemmer. Ordinær funksjonstid for styreleder er 1 år, og for styremedlem 2 år. Styreleder velges særskilt på generalforsamling. Styreleder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Funksjonstiden i ethvert verv skal ikke overstige fire år, dog skal total funksjonstid i styret ikke overstige åtte år. En oppdatert liste med kontaktinfo gjøres tilgjengelig for medlemmene etter styrets konstituering.
Styret er ansvarlig for å sikre daglig drift - enten ved å ansette egen daglig leder eller ved å søke andre allianser. Styret holder møter så ofte styreleder finner det nødvendig eller når to styremedlemmer krever det. For at styret skal være beslutningsdyktig må minst halvparten være til stede.
Valgkomitéen skal overfor generalforsamlingen foreslå kandidater til alle valg inkludert revisor. Valgkomitéen består av 3 medlemmer som velges av generalforsamlingen med funksjonstid på to år. Hvert år trer minst ett av komitémedlemmene ut. Gjenvalg kan finne sted én gang.
Ved sammensetningen av valgkomité tilstrebes best mulig bransjebredde og geografisk representasjon. Likeledes skal valgkomitéen i sine kandidatforslag sørge for best mulig representasjon fra ulike bransjer i foreningens styrende og utøvende organer, og ta hensyn til geografisk representasjon. Komiteèns sammensetning skal ivareta medlemsinteressene innenfor flest mulig næringsområder.
Generalforsamlingen er Lyngdal By sitt øverste organ. Ordinær generalforsamling holdes hvert år innen 15. april. Innkalling må skje med minst 30 dagers varsel. Innkomne saker frist 14 dager før generalforsamling. Generalforsamlingen behandler følgende saker:
• Valg av møteleder
• Godkjennng av innkalling
• Valg av 2 medlemmer til å underskrive protokollen
• Styrets årsberetning
• Regnskap
• Innkomne forslag.
• Valg av styreleder og styremedlemmer.
• Valg av revisor.
• Valg av 3 personer til valgkomitéen.
Valg skal skje skriftlig dersom ett eller flere medlemmer forlanger det. Beslutninger avgjøres ved første gangs votering med 50% flertall av de frammøtte stemmer. Simpelt flertall ved andre gangs votering.
Ekstraordinær generalforsamling innkalles med minst 14 dagers varsel, når styret finner det nødvendig eller minimum 20% av medlemmene forlanger det. Det kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen.
Vedtektene kan endres på generalforsamlingen eller ekstraordinær generalforsamling ved første gangs votering med 60% flertall av de frammøtte stemmer. Simpelt flertall ved andre gangs votering.
Kontingenten forfaller til betaling med 50% pr. 15. januar og 50% pr. 15. juli. Medlemskontigent fastsettes ut fra omsetning, medlem bes oppgi dette ved innmelding. Og oppdateres årlig ved endring. Medlemsavgiften fastsettes på eget medlemsmøte om høsten i forbindelse med framlegging av aktivitetsplan og budsjett for kommende år.
Utmelding skal skje skriftlig 3 mnd. innen utgangen av et kalenderår for å få virkning for neste år.
Medlemmer må være tilstede for å ha stemmerett. Medlemsgrupperinger som består av flere enn 6 bedrifter har 3 stemmer.
Vedtak om oppløsning av foreningen kan bare foretas av 2 påfølgende generalforsamlinger, med minst 14 dagers mellomrom, med 3/4 flertall. Ved oppløsning skal foreningens midler anvendes i samsvar med disse generalforsamlinger beslutning.
Medlemmer som ikke betaler sin årskontingent eller ikke følger vedtatte vedtekter eller styrevedtak, kan etter styrevedtak ekskluderes fra medlemskapet med øyeblikkelig virkning.