Når sommersesongen nærmer seg er det mange bedrifter, spesielt innenfor handel og reise, som må ansette sommervikarer. Det skyldes både at de faste ansatte i virksomheten tar ut ferie, og at mange butikker i Lyngdal har flere kunder på sommeren enn ellers i året.
Som arbeidsgiver er det flere ting man bør være klar over når man skal ansette sommervikarer.
Plikten til å utforme en arbeidsavtale for de ansatte er alle arbeidsgivere kjent med, men det er likevel mange arbeidsgivere som av ulike grunner ikke får på plass en avtale. Den skriftlige arbeidsavtalen bør være på plass før sommervikarens første arbeidsdag. Husk at arbeidstaker har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant når avtalen skal utarbeides. Det bør man som arbeidsgiver informere om når arbeidstaker er ung og ny i arbeidslivet. Det anbefales derfor at man lager et utkast til avtale, og at man gir dette til sommervikaren med beskjed om at det kan være lurt å få hjelp av noen andre til å se på den sammen med de.
Når dere er enige om innholdet i avtalen skal begge parter signere avtalen. Det er lurt å sørge for at dette blir gjort, og at både arbeidsgiver og arbeidstaker har en kopi av avtalen med begges signatur. Det gir trygghet for alle, og signert avtale er noe som kan bli etterspurt av både Arbeidstilsynet eller eksempelvis LOs sommerpatrulje.
Arbeidsmiljøloven § 14-6 har en liste over alt som en skriftlig arbeidsavtale som minimum bør inneholde. Listen kan du lese i paragrafen her: https://lovdata.no/lov/2005-06-17-62/§14-6.
Man må blant annet ha med informasjon om forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig, og i slike tilfeller vise til grunnlaget for ansettelsen. Det vil ofte være arbeidsmiljøloven § 14-9 (2) bokstav b (vikariat) eller bokstav a (arbeid av midlertidig karakter).
Arbeidsmiljøloven har egne regler for barn og ungdom som ansettes. Spesielt for rett pauser og fritid er det strengere regler enn for voksne. Ungdom mellom 15 og 18 år kan blant annet ikke arbeide mer enn 8 timer om dagen og 40 timer i uken. Hvis den ansatte jobber hos flere arbeidsgivere skal man beregne arbeidstiden samlet, og da plikter arbeidsgiver å skaffe seg kjennskap til arbeidstiden hos eventuelle andre arbeidsgivere ungdommen har.
Personer under 18 år skal også ha sammenhengende arbeidsfri i minst 48 timer i løpet av sju dager, fortrinnsvis på en helgedag eller søndag.
Med tanke på at mange sommervikarer er ny i jobben eller i arbeidslivet, er det en god idé å lage et arbeidsreglement. For virksomheter innen handelssektoren er det pliktig å opprette dette hvis man har mer enn 10 arbeidstakere. Reglementet kan inneholde bestemmelser om eksempelvis fremmøte, pauser, orden og andre ting man tenker det er viktig å regulere.
Underveis i arbeidsforholdet er det viktig å gi god opplæring. Det følger av arbeidsmiljøloven at arbeidsgiver skal organisere og tilrettelegge arbeidet under hensyn til arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger. For personer med lite erfaring fra arbeidslivet vil det være ting som ikke er like selvsagt som for erfarne personer, og da må man som arbeidsgiver vise større forståelse for at oppgaver tar lengre tid å gjennomføre, eller at arbeidstaker gjør noen feil i begynnelsen.
Hvis arbeidstaker ikke gjør jobben sin tilstrekkelig er det viktig at man som arbeidsgiver gir beskjed om hva som ikke fungerer, og hva arbeidstaker må gjøre annerledes. Arbeidstaker må deretter vanligvis gis tid til å forbedre seg.
Hvis arbeidsforholdet avsluttes etter sommeren har arbeidstaker krav på feriepenger som er opptjent av lønnen i løpet av sommeren. Det er vanlig å utbetale feriepenger når et arbeidsforhold avsluttes. Hvis arbeidstaker skal fortsette å jobbe kan feriepengene utbetales ved alminnelige ferieavvikling neste år.
Merk at hvis feriepengene utbetales i år, i det som ferieloven kaller opptjeningsåret, skal det trekkes forskuddsskatt av beløpet lik det gjøres for alminnelig lønn.
Arbeidstilsynet har utarbeidet en mal for arbeidsavtale som kan lastes ned gratis. Du kan laste ned bokmål-versjonen i word-format med denne direktelinken: https://www.signform.no/dss/statlige-blanketter?task=form.downloadFile&id=5106
Denne artikkelen er skrevet av advokat Kjetil Mogård Bergem ved Deloitte Advokatfirma i Lyngdal. Han er en del av Deloittes arbeidsrettsgruppe, og bistår arbeidsgivere med rådgivning knyttet til blant annet ansettelser, oppsigelser, permitteringer og omstillingsprosesser. Har du enkle spørsmål i forbindelse med innholdet i artikkelen kan du ta kontakt med han på tlf. 915 29 511 eller på epost kbergem@deloitte.no Deloitte har lokaler i Alleen, tvers overfor rådhuset.